Zmiana biura rachunkowego – 6 kroków

ZMIANA BIURA RACHUNKOWEGO – 6 KROKÓW

Powodów zmiany biura może być kilka:

  • jeśli Twoje biuro nie spełnia Twoich oczekiwań;
  • zauważyłeś nieścisłości w rozliczeniach;
  • straciłeś zaufanie do swojego biura;
  • może Twoje biuro jest za drogie;
  • a może szukasz biura bardziej nowoczesnego z
    rozwiązaniami on-line
  • lub inne powody.

Bez względu na powód Twoje decyzji, koniec roku i początek
nowego roku to najlepszy moment na ewentualną zmianę. Jednak pomimo tego, iż zmiana
biura z nowym rokiem jest zwykle najwygodniejsza, czasem jednak okoliczności
skłaniają do zmiany biura także w trakcie roku.

Bez względu na to w jakim momencie zdecydujesz się na zmianę
– bądź dobrze przygotowany, by proces ten przebiegł dla Ciebie bez problemów i
zbędnych komplikacji. Źle zorganizowana przeprowadzka bowiem, może przysporzyć
firmie wielu przykrych konsekwencji i trwać miesiącami.

Przeniesienie uproszczonej księgowości małej firmy zamknie
się zwykle w kilku dniach, ale błędy mogą się zdarzyć te same co i w dużych
spółkach.

Dlatego dopilnujmy formalności, racjonalnie zaplanujmy
przeprowadzkę i weźmy pod uwagę również czas, jaki nowe biuro będzie
potrzebować aby poznać specyfikację działalności i sprawnie rozpocząć
współpracę.

Aby to Państwu ułatwić przedstawiamy poniżej przykład dobrze
zaplanowanej przeprowadzki 

KROK I. Decyzja o zmianie biura i poszukiwanie nowego

Jeśli już decyzja o chęci zmiany biura zapadła, czas na
poszukiwania nowego biura. W zależności od wielkości firmy oraz specyfiki
potrzeb, możesz znaleźć zadawalające biuro w tydzień lub czasem nawet 3
miesiące. Należy wziąć pod uwagę potrzeby firmy, możliwości wdrożeniowe i
wymagania w stosunku do nowej współpracy.

Nie rozstawaj się ze swoim dotychczasowym biurem, dopóki nie
będziesz pewien, że znalazłeś takie, które podejmie współpracę na
zadowalających warunkach.

KROK II. Podpisanie umowy z nowym biurem i wypowiedzenie umowy z dotychczasowym biurem

  • Podpisanie umowy o świadczenie usług księgowych z nowym biurem rachunkowym
  • Wypowiedzenie umowy w dotychczasowy biurze – ważną kwestią tutaj jest okres wypowiedzenia umowy.   

    KROK III. Pełnomocnictwa ZUS, US i ewentualne inne niezbędne w celu obsługi

    KROK IV. Przekazanie do nowego biura dokumentów rejestrowych, tj. umowa spółki, KRS, NIP, Regon

    KROK V. Odebranie dokumentacji ze starego biura oraz baz danych z systemu księgowego, płacowego i płatnika i ich niezwłoczne przekazanie do nowego biura.

    KROK VI. Rozpoczęcie nowej współpracy 😊

Pamiętaj!

Biuro rachunkowe można zmienić w każdym momencie. Jednak
początek roku to najdogodniejszy dla Ciebie moment, bo stare biuro zobowiązane
jest zamknąć księgi, a nowe może zacząć pracę w nowym roku i opóźnienia w
przekazaniu dokumentacji nie rzutują tak bardzo na pracę nowego biura.

AD. 5 Odebranie dokumentacji ze starego biura i przekazanie
jej nowemu.

  1. W przypadku pełnych ksiąg rachunkowych
    odbierz ze starego biura i przekaż nowemu następujące dokumenty:

     

    1. Dokumenty księgowe dla pełnych ksiąg handlowych:
  2. Politykę rachunkowości (jeśli jest),
  3. Plan kont,
  4. Sprawozdanie finansowe za poprzedni rok
    obrotowy,
  5. CIT za poprzedni rok obrachunkowy,
  6. Zestawienie obrotów i sald na ostatni dzień
    kalendarzowy poprzedniego okresu obrachunkowego,
  7. Ewidencje środków trwałych, wyposażenia i
    wartości niematerialnych i prawnych,
  8. Ewidencję zakupu i sprzedaży VAT wraz z
    deklaracjami VAT-7 za dany rok obrachunkowy,
  9. JPK VAT w wersji elektronicznej w formacie XML,
  10. Zestawienie obrotów i sald oraz bilans
    zamknięcia na ostatni dzień obrachunkowy poprzedniego biura rachunkowego,
  11. Rozrachunki z klientami i kontrahentami w
    podziale na poszczególne faktury na ostatni dzień obrachunkowy poprzedniego
    biura rachunkowego,
  12. Tabelę rozliczeń międzyokresowych kosztów,
  13. Zeszyty walutowe – jeśli są transakcje w
    walucie,
  14. Deklaracje VAT-7 wraz z rejestrami VAT zakupu i
    sprzedaży za ostatni rok obrotowy oraz wszystkie miesiące w danym roku, UPO za
    VAT-7 i za JPK,
  15. Dokumenty źródłowe – oryginały za ostatni i
    bieżący rok obrotowy (faktury, wyciągi bankowe, raporty kasowe, umowy
    kupna/sprzedaży, inne),
  16. Umowy zawarte ze wspólnikami lub członkami
    organów, w tym umowy pożyczki,

  • Dokumenty kadrowo-płacowe (jeżeli Klient
    zatrudniał pracowników czy zleceniobiorców):
  • Akta osobowe pracowników i zleceniobiorców,
  • Regulamin wynagradzania (jeśli jest)
  • Karty wynagrodzeń w bieżącym roku (lub kopie
    programu kadrowego)
  • Karty wynagrodzeń z ostatnich 12 miesięcy (lub
    kopie programu kadrowego),
  • Zestawienie wypłat wynagrodzeń za ostatnie 12
    miesięcy kalendarzowych według deklaracji.
  • Karty urlopowe,
  • Karty zasiłkowe i nieobecności,
  • Bazę programu Płatnik (ewentualnie wydruk
    każdego DRA od początku działalności),
  • Przyjęte przez Klienta terminy wypłaty

  • Bazy:
  • Bazy systemu księgowego;
  • Baza systemu płatnik ZUS;
  • Dodatkowe bazy systemu płacowego jeśli
    jest poza systemem księgowym;

  1. W przypadku uproszczonej ksiegowości ze
    starego biura i przekaż nowemu następujące dokumenty:

  1. Dokumenty księgowe dla pełnych ksiąg handlowych:
  2. PIT za poprzedni rok obrachunkowy,
  3. Ewidencje środków trwałych, wyposażenia i
    wartości niematerialnych i prawnych,
  4. Ewidencję zakupu i sprzedaży VAT wraz z
    deklaracjami VAT-7 za dany rok obrachunkowy,
  5. JPK VAT w wersji elektronicznej w formacie XML,
  6. Zestawienie księgi oraz tzw. bilans zamknięcia
    na ostatni dzień obrachunkowy poprzedniego biura rachunkowego,
  7. Deklaracje VAT-7 wraz z rejestrami VAT zakupu i
    sprzedaży za ostatni rok obrotowy oraz wszystkie miesiące w danym roku, UPO za
    VAT-7 i za JPK,
  8. Dokumenty źródłowe – oryginały za ostatni i
    bieżący rok obrotowy (faktury, wyciągi bankowe, raporty kasowe, umowy
    kupna/sprzedaży, inne),
  9. Umowy zawarte ze wspólnikami lub członkami
    organów, w tym umowy pożyczki,

  • Dokumenty kadrowo-płacowe (jeżeli Klient
    zatrudniał pracowników czy zleceniobiorców):
  • Akta osobowe pracowników i zleceniobiorców,
  • Regulamin wynagradzania (jeśli jest)
  • Karty wynagrodzeń w bieżącym roku (lub kopie
    programu kadrowego)
  • Karty wynagrodzeń z ostatnich 12 miesięcy (lub
    kopie programu kadrowego),
  • Zestawienie wypłat wynagrodzeń za ostatnie 12
    miesięcy kalendarzowych według deklaracji.
  • Karty urlopowe,
  • Karty zasiłkowe i nieobecności,
  • Bazę programu Płatnik (ewentualnie wydruk
    każdego DRA od początku działalności),
  • Przyjęte przez Klienta terminy wypłaty

  • Bazy:
  • Bazy systemu księgowego;
  • Baza systemu płatnik ZUS;
  • Dodatkowe bazy systemu płacowego jeśli
    jest poza systemem księgowym;

Własny Biznes – formy

Własny Biznes – formy prowadzenia działalności gospodarczej

Krótko teorii – mamy kilka możliwych form prowadzenia działalności gospodarczej:

  • Jednoosobowa działalność gospodarcza;
  • Spółka cywilna;
  • Spółki prawa handlowego (kapitałowe i osobowe):

– spółki kapitałowe – to spółka z o.o. i spółka akcyjna;

– spółki osobowe – to spółka jawna, partnerska, komandytowa i komandytowo-akcyjna.

Najczęściej wybierana i najczęściej występująca forma w Polsce – to jednoosobowa działalność gospodarcza JDG. Dlaczego? Przede wszystkim ze względu na prostotę. Jest to najprostsza, najłatwiejsza i „ogólnie dostępna” forma prowadzenia działalności gospodarczej.
Jednoosobową działalność gospodarczą założy wyłącznie osoba fizyczna i to Ona (ta osoba fizyczna) jest Firmą.

Drugą taką formą, która jest bardzo często wybierana jest spółka cywilna. Jest to szczególna forma spółki, gdyż należy przede wszystkim pamiętać, że to nie spółka jest przedsiębiorcą. Spółce cywilnej nie przysługuje status przedsiębiorcy. Tutaj przedsiębiorcami są wyłącznie wspólnicy spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej. Innymi słowy, spółka cywilna to umowa między dwoma lub więcej Przedsiębiorcami, że działają wspólnie w ramach Spółki.

No i trzecia – najczęściej wybierana spośród spółek prawa handlowego – to spółka z o.o. czyli spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Ponieważ mamy dużo spółek prawa handlowego, a zdecydowanie najczęściej z nich wybierają jest spółka z o.o. – następny wpis, poddający analizie formy prowadzenia działalności gospodarczej oprę na tych 3 powyżej wymienionych formach, najczęściej wybieranych.

Jeśli zastanawiacie się nad innymi formami, np. spółka komandytowa,  spółka z o.o. sp. komandytowa, spółka jawna – kolejny wpis nie będzie ich dotyczył.

Spis z natury na 31 grudnia

Na dzień 31 grudnia podatnik powinien dokonać remanentu (spisu z natury).

Co powinien zawierać spis z natury:

• mię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),

• datę sporządzenia spisu,

• numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,

• szczegółowe określenie towaru i innych składników wymienionych w § 27, a także towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika, jak również towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika, z tym, że towary obce nie podlegają wycenie (wystarczające jest ilościowe ich ujęcie w spisie towarów z podaniem, czyją stanowią własność),

• jednostkę miary,

• ilość stwierdzoną w czasie spisu,

• cenę w złotych i groszach za jednostkę miary,

• wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,

• łączną wartość spisu z natury,

• wartość pomniejszenia, o którym mowa w § 29 (związane z nieopłaconymi w terminie wydatkami), ze wskazaniem pozycji spisu z natury i pozycji w księdze, z którymi związane jest pomniejszenie,

• klauzulę „Spis zakończono na pozycji…”,

• podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników).

Do składników majątku objętych spisem z natury należą przede wszystkim:

a) towary handlowe, czyli wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym; towarami handlowymi są również produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej,

b) materiały (surowce) podstawowe, tj. materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług stają się główną substancją gotowego wyrobu; są to również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania – puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi,

c) materiały pomocnicze – czyli te niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości,

d) wyroby gotowe są to wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zakończony, wykonane usługi, prace naukowo-badawcze, prace projektowe, geodezyjno-kartograficzne, zakończone roboty, w tym także budowlane,

e) produkcja niezakończona, czyli produkcja w toku oraz półwyroby (półfabrykaty), to jest niegotowe jeszcze produkty własnej produkcji, a także wykonywane roboty, usługi przed ich ukończeniem,

f) braki, tj. nieodpowiadające wymaganiom technicznym wyroby własnej produkcji, całkowicie wykończone bądź też doprowadzone do określonej fazy produkcji,

g) odpady – materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową.

Oczywiście w sytuacji, gdy firma przykładowo świadczy usługi i nie zakupuje materiałów, towarów czy nie ma produkcji, lub po prostu wszystko jest zużyte lub sprzedane spis będzie zerowy – ale proszę i jego sporządzenie i dostarczenie do biura. Materiały (surowce) to materiały używane do wykonania usług lub produktów. Nie obejmuje ta pozycja przykładowo materiałów biurowych.

Spis z natury sporządzany na koniec roku podatkowego należy wycenić najpóźniej w terminie 14 dni od dnia jego zakończenia.

ZASADY WYCENY SPISU

Podatnik jest obowiązany wycenić materiały i towary handlowe objęte spisem z natury według:

 cen zakupu – faktyczna wartość, za jaką przedsiębiorca nabył towar handlowy/materiał (czyli już z uwzględnieniem rabatów i opustów ceny) wynikająca z dokumentu zakupu pomniejszona o wartość podatku VAT podlegającą odliczeniu

 lub cen nabycia – cena zakupu powiększona o koszty uboczne związane z zakupem towarów handlowych/materiałów – np. koszty transportu, ubezpieczenia w drodze, załadunku i wyładunku;

 lub według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia – uwzględnia się ceny rynkowe stosowane w obrocie rzeczami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia – jeżeli do wyceny towarów przyjmie się kwotę niższą od ceny zakupu lub nabycia, np. z powodu uszkodzenia lub wyjścia z mody, należy przy poszczególnych pozycjach uwidocznić również jednostkową cenę zakupu (nabycia).

Półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe i braki własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia – czyli wszelkich kosztów związanych bezpośrednio i pośrednio z wytworzeniem (przerobem)..

Własny Biznes

Własny Biznes – zaczynamy!

ZACZYNAMY….

 – ALE JAK??

Podjąłeś / Podjęłaś decyzję – TAK, chcę mieć własną firmę.

Czas przemyśleć strategię. Czy pracujesz na etacie, czy jesteś bez zajęcia? Jeśli pracujesz a chcesz założyć firmę, to proponuję tzw. miękkie PRZECHODZENIE z etaty na Własny „B”, czyli bezpieczne przejście z ciepłej posady na własny biznes, chyba że od razu chcesz być „rekinem biznesu”.

Chodzi o to, by nie podejmować zbyt pochopnych decyzji – tj. rzucić etat, bo chcę być sobie sterem, żaglem, okrętem.

Jest wiele fajnych artykułów i wpisów na blogach, mówiących o tym, jak łagodnie i bezboleśnie przejść z etatu do prowadzenia własnego DOCHODWEGO biznesu. Bo przecież nie chodzi o to, by podjąć decyzję „Tak, chcę mieć własną firmę”, rzucić etat i przejść na swoje, nie mając gwarancji, że na tym „SWOIM” wyjdziemy na plusie 😊

Najczęściej polecanym sposobem jest przechodzenie na własna firmę, pracując jednocześnie na etacie. Czyli – mając ciepłą posadkę, zastanów się jaki rodzaj biznesu chcesz prowadzić i zacznij to robić równolegle z etatem. Nie rzucaj wszystkiego, by zrealizować swoją wizję „JA = Szef”. Otwórz działalność lub zacznij ją prowadzić na umowach cywilno-prawnych.

Np. jeśli chcesz otworzyć sklep internetowy, zrób to pracując na etacie. Otwórz, zarejestruj działalność gospodarczą i prowadź obsługę sklepu popołudniami i wieczorami. Dopiero, jak zobaczysz, że można z tego wyżyć i jeśli poświęcisz się temu w 100% to Twój sklep internetowy będzie przynosić sensowny dochód, powoli rezygnuj z etatu.

Jest wiele branż, gdzie pierwszych klientów można pozyskiwać nie rejestrując jeszcze działalności lecz obsługując je na umowach cywilnoprawnych, np. księgowość 😊, fotografia, call-center, prowadzenie bloga, obsługa IT, obsługa administracyjna etc. Gdy będziesz mieć zadowalający portfel klientów i zobaczysz, że to działa – działaj i ty. Zmniejszaj etat jeśli to możliwe, i coraz więcej poświęcaj się swojej firmie.

Dodatkowo – zanim rzucić etat, zbuduj sobie tzw. „poduszkę finansową” – ale o tym nie tutaj. Krótko mówiąc, zabezpiecz się finansowo, abyś przez kilka miesięcy mógł żyć swobodnie nawet jeśli nic nie zarobisz.

Stwórz PLAN DZIAŁANIA. Określ konkretnie, co, w jakim terminie musisz zrobić, by CEL => WŁASNY B., był osiągalny. W zależności od branży w której będziesz działać, inne będą miary, ale przykładowo:

  • Policz ile potrzebujesz gotówki, by rozkręcić swój pomysł?
  • Ilu klientów muszę zdobyć, by to było opłacalne?
  • Jaki poziom przychodów, pokryje koszty bieżące firmy?
  • Etc.

No i trzeba się zastanowić teraz nad formą prowadzenia działalności….

A o tym już w kolejnym wpisie.